title_company企業情報|アイビーシステムについて

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個人情報の取り扱いについて

株式会社アイビーシステム(以下、「当社」といいます。)では、個人情報保護方針に基づき個人情報の取り扱いを次のように定めて取り組んでいます。

1.当社でお預かりしている個人情報について(開示対象個人情報)

当社は、開示対象個人情報として次の(1)から(5)をお客様等からお預かりしております。なお、開示対象個人情報とは、「本人から求められる開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(以下、「開示等」という。)の求めのすべてに応じることができる権限を有するもの(JIS Q 15001:2006 3.4.4.1)」をいいます。
(1)商品やサービスの照会、注文、契約、トラブル対応・修理依頼、クレーム等、並びにこれらに関するお問合せ等でご連絡頂いた個人情報
(2)事務所等の賃貸業で預った個人情報
(3)当社の社員・パート・アルバイト等の採用募集に対する問合せ、または応募した人の連絡先、履歴等の個人情報
(4)当社が個人情報の開示等の求めに応じて、本人確認のために取得した個人情報
(5)当社の社員・パート・アルバイト等として採用された人および採用後に退職した人の人事・給与等に係る個人情報

2.個人情報の利用目的について

当社では、お客様からご提供いただいた個人情報を、以下の目的で利用いたします。 (1)前項1.(1)の個人情報の利用目的は次のとおりです。
①商品・サービスの提供、郵便物・電子メール等の送付、商品・サービスに関する情報提供のため ②お客様からご連絡いただいた当社商品・サービスに関するクレーム等の対応、事業活動等に関するお問い合わせ対応のため
③ご利用いただいている商品・サービスの改善・改良や新たな商品を開発するため
(2)前項1.(2)の個人情報は、事務所等の賃貸業に係る事務手続等に利用します。
(3)前項1.(3)の個人情報は、問合せ者・応募者への連絡、採否の検討判断に利用します。
(4)前項1.(4)の個人情報は、本人確認に利用します。
(5)前項1.(5)の個人情報は、人事・給与・労働安全衛生・福利厚生・教育研修・年金業務等に利用します。
当社が、お客様等の同意を得ることなく、上記以外の目的および自明の目的以外に、保有するお客様等の個人情報を利用することはありません。

3.個人情報の第三者提供について

お客様からご提供いただいた個人情報は、以下の(1)(2)(3)に該当する場合を除き、お客様の同意を得ることなく、第三者に提供することはありません。
(1)特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
この場合は、外部委託事業者の適切性判断及び適切な契約締結を実施したのち、委託します。また、毎年、委託事業者の適切性を確認します。
(2)合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合
この場合は、事前にホームページで公表します。
(3)法令等に基づき国、検察・警察、地方自治体等から要請された場合
なお、「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項(JIS Q 15001:2006)、3.4.2.8 提供に関する措置」に記載されている以下の(4)(5)(6)については、当社では該当する事実がありません。将来、以下の取り扱いが発生する場合は、事前に公表します。
(4)大量の個人情報を広く一般に提供するため、本人の同意を得ることが困難な場合
(5)法人その他の団体に関する情報に含まれる当該法人その他の団体の役員及び株主に関する情報であって、かつ、法令に基づきまたは本人若しくは当該法人その他の団体自らによって公開または公表された情報を提供する場合
(6)個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合

4.受託業務で取り扱う個人情報の利用目的について

当社では、システム開発業務を受託しています。当該業務において受託元会社から預った氏名・住所等の個人情報は、システム開発業務に必要な範囲でのみ利用します。

5.個人情報に関する苦情および相談、並びに開示等のお問い合せ

当社が保有する個人情報に関する苦情および相談、並びに当社が保有する個人情報に係る利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止については、お問合せの方が本人であることを確認の上、適切に対応させていただきます。
(1)個人情報お問合せ窓口
株式会社アイビーシステム 個人情報問合せ窓口
所 在 地 〒950-3133 新潟市北区すみれ野2丁目1番地12号
電話番号 025-257-3050
受付時間 月曜~金曜日(当社休業日を除く)9:00~17:00
(2)お問合せ時の本人確認について
本人及び代理人とも、ご本人の「氏名、住所、電話番号、(所属組織)」がすべて一致した場合に本人と認識いたします。なお、代理人によるお問合せの場合は、代理人と本人の関係について確認させていただき、社会通念に照らして代理人の適切性を判断いたします。
この場合、お尋ねした「氏名、住所、電話番号、(所属組織)、(本人との関係)」は、本人であることの確認にのみ利用しそれ以外には利用いたしません。なお、お尋ねする個人情報は、「氏名、住所、電話番号、(所属組織)、(本人との関係)」のため、個人情報をお伝えいただく際、本通知をもって同意済みとさせていただきます。
(3)お問合せに係る費用の本人負担について
①個人情報に係る「利用目的の通知」の場合
以下の費用を本人からご負担いただきます。
ア)「利用目的の通知」を請求するための当社への電話代
イ)本人確認のための公的証明証の発行手数料及び当社への郵送費
ウ)当社から本人への「利用目的の通知文書」の郵送費(配達証明付一般書留)
※ウ)の料金につきましては、本人確認書類を当社へ郵送する際に、郵便切手で当社に納付していただきます。
金額を当社からお知らせしますので、相当額の郵便切手を本人確認書類に同封して当社にお送りください。
②「個人情報の開示」の場合
以下の費用を本人からご負担いただきます。
ア)「開示」を請求するための当社への電話代
イ)本人確認のための公的証明証の発行手数料及び当社への郵送費
ウ)当社から本人への「開示文書」の郵送費(配達証明付一般書留)
※ウ)の料金につきましては、本人確認書類を当社へ郵送する際に、郵便切手で当社に納付していただきます。
金額を当社からお知らせしますので、相当額の郵便切手を本人確認書類に同封して当社にお送りください。
③「個人情報の訂正、追加又は削除および利用又は提供の拒否」の場合
以下の費用を本人からご負担いただきます。
ア)「個人情報の訂正、追加又は削除および利用又は提供の拒否」を請求するための当社への
電話代
イ)本人確認のための公的証明証の発行手数料及び当社への郵送費
ウ)当社から本人への「対応報告」の郵送費(配達証明付一般書留)
※ウ)の料金につきましては、本人確認書類を当社へ郵送する際に、郵便切手で当社に納付していただきます。
金額を当社からお知らせしますので、相当額の郵便切手を本人確認書類に同封して当社にお送りください。
(4)開示等の例外について
以下に掲げる事項に該当する場合は、開示等に応じることができませんので、ご了承ください。なお、開示等ができない場合は、その旨を理由とともに2週間以内にお知らせいたします。
①当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
②当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれまたは他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
③当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
④本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
⑤当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
⑥法令に違反することとなる場合

6.その他

(1)個人情報保護管理者は次のとおりです。
株式会社アイビーシステム  取締役 小島 博
(2)個人情報保護方針および個人情報の取扱いの変更、改訂について
今後、当社は、個人情報の保護に関する法令その他社会環境の変化に応じて個人情報方針および取扱いを見直し、変更することがあります。変更につきましては、適宜、ホームページでご案内いたします。

株式会社 アイビーシステム
代表取締役 若 桑  茂
制  定 2012年 8月 1日
最終改定 2019年12月1日

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